Eczanelerde etkili bir depo ve raf yönetimi, ilaçların doğru şekilde saklanmasını, hızlı bulunmasını ve zamanında tüketilmesini sağlar. Aynı zamanda eczane gelirlerinin korunması, müşteri memnuniyetinin artırılması ve yasal düzenlemelere uyum açısından da büyük önem taşır.
1. Eczane Deposu Nasıl Düzenlenmeli?
Eczane deposu, raflara çıkmamış ürünlerin düzenli şekilde saklandığı alandır. Depoda düzeni sağlamak için şu kriterler önemlidir:
- Ürün gruplarına göre ayırma (ağrı kesiciler, antibiyotikler, dermokozmetik ürünler vb.)
- Son kullanma tarihine göre sıralama (önce çıkan ürünler öne alınmalı)
- Sıcaklık ve nem kontrolü (özellikle ısıya duyarlı ilaçlar için)
- Etiketleme ve raf numaralandırması ile kolay erişim
2. Raf Düzeni ve Görsel Yönetim
Raflar, hem eczacıya hem de müşteriye ürünleri kolay erişilebilir kılmalıdır. İyi bir raf yönetimi için:
- Kategori bazlı dizilim (reçeteli, reçetesiz, sağlık destek ürünleri vb.)
- Marka ve dozaj farklılıklarının ayrı tutulması
- Yeni gelen ürünlerin arkaya, eski ürünlerin öne konması (FIFO yöntemi)
- Boşalan rafların zamanında doldurulması
3. Stok Takip Yöntemleri
Eczanelerde stok takibi manuel veya dijital sistemlerle yapılabilir:
a) Manuel Takip
- Excel tabloları veya stok defterleri kullanılabilir.
- Küçük eczaneler için uygundur ancak hata oranı yüksektir ve zaman alır.
b) Dijital Stok Takip Programları
- Eczane otomasyon sistemleri (Farmakom, Prosoft, RxMediaPharma vb.) kullanılarak ürün giriş-çıkışları takip edilir.
- Son kullanma tarihine göre uyarı verir.
- Stok düşüşlerini, fazla stokları, kritik ürünleri raporlar.
4. Stok Sayımı ve Envanter Kontrolü
Periyodik olarak yapılan sayımlar, stok hatalarının önüne geçer:
- Haftalık raf kontrolü, eksik veya fazla ürün tespitine yardımcı olur.
- Aylık veya 3 aylık envanter sayımı, genel stok durumunun analiz edilmesini sağlar.
- Yıl sonu stok sayımı, maliyet kontrolü ve muhasebe işlemleri için gereklidir.
5. Son Kullanma Tarihi Yönetimi
İlaçlarda son kullanma tarihi, insan sağlığı açısından kritik öneme sahiptir. Bu nedenle:
- Her ürünün SKT'si sisteme girilmelidir.
- SKT yaklaşan ürünler indirimli satışa sunulabilir veya üreticiye iade edilebilir.
- Raflarda sık kontrol yapılmalı, süresi dolmuş ürünler anında ayrılmalıdır.
6. Stokta Kritik Seviye Uygulaması
Bazı ilaçlar her zaman hazır bulunmalıdır. Bu nedenle:
- Kritik stok seviyesi tanımlanmalı (örn. 2 kutunun altına düşerse uyarı)
- Otomatik sipariş önerileri alınabilir.
- Tedarik zincirindeki aksamalar bu yolla önceden fark edilir.
7. Bozulmuş veya Kullanılamaz Ürünlerin Takibi
- Bozulmuş, hasar görmüş ya da açılmış ürünler etiketlenmeli ve ayrı yerde saklanmalı
- İade süreci kayıt altına alınmalı
- Yasal mevzuata göre imha veya iade prosedürü uygulanmalı
Verimli Stok Takibi, Güçlü Eczane Yönetimi Demektir
Doğru depo ve raf yönetimi, eczanenin verimliliğini artırırken müşteri memnuniyetine ve kârlılığa da doğrudan katkı sağlar. Manuel yöntemler küçük işletmeler için yeterli olabilirken, dijital çözümler büyük eczanelerde zaman ve iş gücü tasarrufu sağlar. Her durumda, düzenli kontrol, disiplinli kayıt tutma ve son kullanma tarihi yönetimi başarılı bir stok yönetiminin temelini oluşturur.
